第一条 为提高我校外事类档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在我校对外交流、教学、科研活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、教育部《高等学校档案工作规范》、国家档案局《归档文件整理规则》，结合我校实际，特制订本实施细则。
第二条 我校与外国团体和个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等外事管理和外事活动中形成的具有保存价值的各种载体的文字、图表及声像材料，均属外事档案。
第三条 外事档案由校档案馆集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，并便于开发利用。
第四条 外事档案工作必须做到“三纳入四同步”，即必须纳入学校外事工作规划、计划之中，纳入各级外事管理制度之内，纳入学校有关外事人员的职责范围之内，做到在布置、检查、总结、验收外事工作的同时，布置、检查、总结、验收外事档案。
第五条 外事档案的归档单位是国际交流与合作处。
第六条 归档的主要内容和重点：
（1）归档的主要内容包括外事综合管理的有关文件；出国(境)的有关材料；外国专家、学者、教师、学生来我校任教、讲学、进修、访问、考察或参加国际会议、进行国际合作和我校留学生工作的文件材料等。具体范围见附件。
（2）归档的重点是重大涉外活动和国际合作项目，以及留学生工作中形成的各种载体的文件材料。
（3）本校人员在国外获得的证书、奖状、奖品，可用复印件或影印件归档，国外赠送学校的纪念品、礼品应按国家有关规定归档。
第七条 归档
一、档案的形成与积累
（1）国际交流与合作处是学校外事管理、外事活动文件材料集中形成和归口的部门，应在每项外事活动结束后，负责将与活动有关单位形成的各种文件材料收集、集中、整理归档，并按规定向学校档案馆移交。
（2）各有关部门应协同做好外事档案工作。凡出国(境)学习、访问、考察、讲学或参加国际会议的人员，应在归国后将在国(境)外活动中形成的材料交给外事管理部门进行验收。外事部门验收合格后，应出具验收合格证明；财务部门经核验证明后方可准予报账结算，师资管理部门方可准予报到上班。
二、归档的具体方法
（1）按外事文件材料形成规律及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间的有机联系和便于查考利用的原则进行归档，将每组外事文件材料进行整理，组成一盒或数盒。
（2）外事文件材料，按年度进行分类归档。文件材料排列的方式是：各阶段密不可分的材料，按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；由多种文字形成的同一内容的文件，中文件在前，外文件在后。
（3）归档文件应按我校档案分类编号方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并按归档章的要求填写相关内容。
（4）拆除文件内易锈蚀的金属物，对破损的文件材料进行修补；大于档案盒的文件材料应进行折叠。
（5）在档案的首页填写归档文件目录，在档案的末页填写备考表。
三、归档移交办法及时间
（1）整理好的档案，经档案馆检查合格后，填写移交目录，一式两份，移交时交接双方按移交目录清点冉并履行签字手续，办理移交。移交目录各执一份以备查。
（2）外事档案归档时间为形成档案的次年6月底以前归档。
第八条 本实施细则由档案馆负责解释。
