一、编制目的

　　为了规范我校档案分类、编号、排架、检索工作，使档案工作适应现代化管理的需要，参照执行国家档案局《归档文件整理规则》（中华人民共和国档案行业标准DA/T22－2015，以下简称《规则》），规范我校档案分类编号方法，根据教育部《高等学校档案实体分类法》（以下简称《分类法》）的分类方法和编号原则，结合我校档案分类工作实际，特制定本方案。

　　二、编制原则

　　1、我校档案分类以学校全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

　　2、档案分类以《规则》和《分类法》的原理和逻辑原则为依据，结合我校档案工作实际进行分类，设定档号与分类主表。

　　3、采取“年度—问题—保管期限”三个重要特征进行分类，遵循文件的自然形成规律和形式逻辑原则，保持归档文件之间的有机联系，以便于保管、利用和计算机录入管理。

　　4、根据《规则》“简化整理，深化检索，细化鉴定，优化馆藏”的原则，取消“案卷”级，直接以“件”为单位，进行整理、编号、编目、分类装盒或单列保管。

　　5、档号编制必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，所有档案均不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不得随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。

　　三、体系结构

　　根据《规则》和《分类法》的要求，结合我校原分类方案以及学校档案产生的领域范畴和档案记述的内容性质，采用“年度—问题—保管期限”分类法。即归档文件整理先按自然年度分开，年度下按问题分类，问题下再按保管期限区分。档案类目的划分和标识：

　　1、一级类目的设置与标识

　　一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母组合而成，如“DQ”即“DangQun”(党群档案)的简称。

　　根据我校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为十三个一级类目，其标识符号、名称和主要内容如下：

　　DQ 党群档案：主要是学校党委各部、委、办及群众性组织在工作中以各种载体形成的，有保存价值的材料。

　　XZ 行政档案：主要是学校行政职能部门(教务、科研、基建、设备、外事、财务、资产管理等部门除外)在工作中以各种载体形成的，有保存价值的材料。

　　JX 教学档案：主要是教学管理和教学业务部门（含学院）以各种载体形成的，有保存价值的材料。

　　KY 科研档案：主要是在科学研究管理和科研实践活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。

　　JJ 基建档案：主要是基本建设管理和基建项目建设中以各种载体形成的，有保存价值的材料。

　　SB 仪器设备档案：主要是仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中以各种载体形成的，有保存价值的材料。

　　CB 出版档案：主要是《曲靖师范学院学报》、《曲靖师范学院报》的编辑、出版管理和编辑活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。

　　WS 外事档案：主要是外事管理工作和外事活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。

　　CK 财会档案：主要是财务管理工作和会计核算活动中以各种载体形成的，有保存价值的材料。

　　SX 声像档案：主要是学校在教学、科研、党政管理和其他重大活动中形成的具有保存价值的，各种照片（底片）、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的材料。

　　SW 实物档案：主要是学校在教学、科研、党政管理、外事活动中产生或获得的纪念品、奖品、奖状、证书、锦旗、礼品、赠品、牌匾等物品。

　　RW 人物档案：主要是经学校确定为人物档案收集范围的个人，在国内外教学、科研以及社会活动中形成的，有保存价值的各种载体的文字、图表、声像、实物材料，均属人物档案。

　　YZ 印章档案：主要是学校在教学、科研、党政管理和各项活动中形成和使用过的、已失去现行效用的印章。

　　2、二级类目的设置和标识

　　二级类目是对一级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。我校二级类目设置的标准详见主表，各归档单位不得随意变动。

　　二级类目的标识，一般采用“双位制”，用两位阿拉伯数字依次标识为11、12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。

　　3、三类类目的标识、扩展和类目的连接

　　三级类目的标识采用“自然数序列”。即依次标识为1、2、3……，以区分不同的档案内容。类目之间：一级与二级类目之间直接相连；二级与三级类目之间用连接号“·”连接。

　　四、分类主表

　　主表由类目、标识符号、注释等组成。本分类主表仅按现有归档单位列出，新成立的单位依次按类编入。

　　DQ  党群

　　11 党务综合

　　12 纪检

　　13 组织

　　14 宣传教育（含学生思想政治工作材料）

　　根据需要扩展到三级类目，机构排列顺序为：（1）党委宣传部、（2）党委学生工作部

　　15 统战

　　含民主党派材料

　　16 工会

　　含妇女工作

　　17 团委

　　含学生会、学生社团工作材料

　　XZ  行政

　　11 行政综合

　　12 人事

　　含师资工作材料

　　13 监察审计

　　14 武装保卫（含军训材料）

　　根据需要扩展到三级类目，机构排列顺序为：（1）保卫处、（2）学生处

　　15 后勤管理

　　16 档案管理

　　17 图书管理

　　18 离退休工作管理

　　19 资产管理

　　20 现代教育技术中心管理

　　21 大学生创业与素质教育管理

　　22 各教学单位党务行政管理

　　   根据需要扩展到三级类目，机构排列顺序为：（6）人文学院、（7）外国语学院、（8）法律与公共管理学院、（9）经济与管理学院、（10）教师教育学院、（11）数学与统计学院、（12）物理与电子工程学院、（13）化学与环境科学学院、（14）生物资源与食品工程学院、（15）信息工程学院、（16）音乐舞蹈学院、（17）体育学院、（18）美术学院、（19）继续教育学院、（20）城市学院、（21）国际学院、（22）马克思主义学院

　　JX  教学

　　11 综合

　　主要为教学管理性材料，各教学管理部门和教学单位排列顺序为：（1）教务处、（2）学生处、（3）学科建设办公室、（4）招生就业处、（5）资产管理处、（6）人文学院、（7）外国语学院、（8）法律与公共管理学院、（9）经济与管理学院、（10）教师教育学院、（11）数学与统计学院、（12）物理与电子工程学院、（13）化学与环境科学学院、（14）生物资源与食品工程学院、（15）信息工程学院、（16）音乐舞蹈学院、（17）体育学院、（18）美术学院、（19）继续教育学院、（20）城市学院、（21）国际学院、（22）马克思主义学院

　　12 学科与实验室建设、专业设置

　　含学科建设、专业设置材料

　　13 招生

　　含本专科、成人

　　14 学籍管理

　　含学生奖惩材料

　　15 课堂教学与教学实践

　　16 学位工作

　　17 毕业生工作

　　含就业指导、毕业生信息反馈、毕业跟踪调查材料

　　18 教材建设

　　19非学历教育

　　20教学质量与教学改革工程

　　21教师教育培训与教学研究

　　KY  科研

　　11 综合

　　含科研经费管理、学术活动材料。根据需要扩展到三级类目，机构排列顺序为：（1）科学技术处、（2）中国铜商文化研究院、（3）云南高原生物资源保护与利用中心、（4）曲靖师范学院磁性材料及器件研究中心、（5）云贵高原化学功能材料与污染治理研究中心

　　12 科研项目

　　根据项目设置，可扩展到三级类目，机构排列顺序为：（1）科学技术处、（2）中国铜商文化研究院、（3）云南高原生物资源保护与利用中心、（4）曲靖师范学院磁性材料及器件研究中心、（5）云贵高原化学功能材料与污染治理研究中心

　　JJ  基本建设

　　11 综合

　　12 基建工程项目（根据项目设置，可扩展到三级类目）

　　13 零星修缮

　　SB  仪器设备

　　11 综合

　　12 仪器设备项目（根据项目设置，可扩展到三级类目）

　　CB  出版

　　11 综合

　　12 学报

　　WS  外事

　　11 综合

　　12 出国(境)

　　13 来校

　　含访问、讲学、研究材料

　　14 国际合作与会议

　　15 外国留学生工作

　　CK  财会

　　11 综合

　　12 会计报表

　　13 会计帐簿

　　14 会计凭证

　　15 工资清册

　　含奖金、奖（助）学金材料

　　SX  声像

　　11 照片（含底片、文字说明）

　　12 光盘

　　13 录像带

　　14缩微胶片

　　15影视胶片

　　16幻灯片

　　SW  实物

　　11奖品、奖状、奖牌、证书

　　12 礼品、赠品

　　13 文物、校史

　　14 其他

　　RW  人物

　　YZ  印章

　　五、分类编号

　　（一）档号的编制

　　档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映档案的分类体系和物理位置。

　　1、档号的结构

　　档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行编码，即由“全宗号、年度号、类目号、保管期限、件号”五个部分组成。

　　（1）全宗号：由阿拉伯数字组成。我校档案馆现有3个全宗：曲靖师范学院为3；曲靖师专为203；曲靖教育学院为204。

　　（2）年度号：采用公元纪年，由四位阿拉伯数字组成。

　　（3）类目号：是档号的主体，由一、二级（档案内容多时扩展到三级）类目标识符号组成。

　　（4）保管期限：分为永久、定期30年、定期10年，采用两种方式表示，第一种是在录入计算机时，采用名称主词汉语拼音的第一个字母录入，即永久为“Y”，定期30年为“D30”，定期10年为“D10”；第二种是在手工填写档案盒和纸质归档文件上归档章时，直接采用名称汉字主词，即“永久”、“30年”、“10年”简称标识。

　　（5）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0001”、“0026”。

　　各部分标识之间用连接号“－”连接。归档文件进馆以后，由档案馆统一对档案盒编盒号。

　　2、档案实体排列：编定盒号后，按永久、定期30年、定期10年顺序排列上架。

　　（二）纸质档案编号模式

　　全宗号－年度号－分类号－保管期限－起止件号

　　1、行政档案编号示例

　　行政综合类档案代号为XZ11。如2010年学校办公室形成200件永久保存的归档文件，整理后分别装在6个盒子里，档案盒的编号分别为：

　　第1盒    第1－30件    2010－XZ11－Y－1~30

　　第2盒    第31－65件   2010－XZ11－Y－31~65

　　第3盒    第66－100年  2010－XZ11－Y－66~100

　　……

　　2、教学档案编号示例

　　教学综合管理档案代号JX11。如2010年教务处、学生处分别形成永久保存的管理性归档材料为150件和160件，其三级类目代号分别为JX11·1、JX11·2，整理后教务处的装2盒，学生处的装2盒，编号分别为：

　　第1盒    装1－75件    2010－JX11·1－Y－1~75

　　第2盒    装76－150件  2010－JX11·1－Y－76~150

　　第3盒    装1－60件    2010－JX11·2－Y－1~60

　　第4盒    装61－160件  2010－JX11·2－Y－61~160

　　3、基建档案编号示例

　　基建综合管理档案代号JJ11。如2010年基建后勤管理处形成300件定期30年保存的归档文件，整理后分别装在9个盒子里，档案盒的编号分别为：

　　第1盒    第1－28件    2010－JJ11－D30－1~28

　　第2盒    第29－60件   2010－JJ11－D30－29~60

　　第3盒    第61－90件   2010－JJ11－D30－61~90

　　……

　　又如2010年完成基建项目2项，其三级类目代号分别为JJ12·1、JJ12·2。第一个项目有98份定期30年保存的图纸、竣工验收材料等；第二个项目有106份定期30年保存的材料。将文件材料分别装盒后，编号为：

　　第1盒    第1－48件（第1个项目）

　　          2010－JJ12·1－D30－1~48

　　第2盒    第49－98件（第1个项目）

　　          2010－JJ12·1－D30－49~98

　　第3盒    第1－50件（第2个项目）

　　          2010－JJ12·2－D30－1~50

　　第4盒    第51－106件（第2个项目）

　　          2010－JJ12·2－D30－51~106

　　（三）声像档案编号方法

　　1、声像档案编号模式：

　　全宗号 + 年度号 + 声像档案代号 + 保管期限 + 件号

　　2、示例：

　　2010年，学生处交来应届毕业生合影58张，保管期限为永久；宣传部交来定期30年保存的会议照片25张，重要活动光盘5张。装盒后，编号分别为：

　　照片：  第1盒    装毕业合影1－58张

　　        2010－SX11－Y－1~58

　　第2盒  装宣传部会议照片1－25张

　　        2010－SX11－D30－1~25

　　光盘：  定期30年保存5张，编号为：

　　        2010－SX12－D30－1~5

　　（四）实物档案编号方法

　　1、实物档案编号模式：

　　全宗号 + 年度号 + 实物档案代号 + 保管期限 + 件号

　　实物档案的保管以件（个、张）为单位，区分为永久、定期30年、定期10年，从1开始逐年编流水号。

　　2、示例：

　　2010年，收到学校办公室交来永久保存的奖牌、证书共3件；收到国际交流与合作处交来礼品3件，其中永久保存2件、定期30年保存1件，其编号分别为：

　　奖牌：2010－SW11－Y－1

　　      2010－SW11－Y－2

　　      2010－SW11－Y－3

　　礼品：2010－SW12－Y－1

　　      2010－SW12－Y－2

　　      2010－SW12－D30－1

　　（五）人物档案编号方法

　　学校人物档案归档以“人”为单位，按移交进馆先后顺序排列，按“件”整理（著作或获奖证书以“本”为件、论文以“篇”为件、奖状或照片以“张”以件、奖章以“枚”为件、实物以“个”为件）。

　　示例：2010年建立某教授人物档案，共交来25件永久保存材料，内容包括个人专著、论文、获奖证书、工作照片等，入馆档案盒顺序编号为21，其编号为：

　　盒内装有1－25件文件材料    2010－RW21－Y－1~25